Bagaimana Sistem Workflow membantu CorpU meningkatkan efektivitas proses pembelajaran ?

Standard

Proses pembelajaran dalam CorpU diharapkan akan meningkatkan efektivitas peningkatan kinerja organisasi melalui penyediaan SDM berkualitas sesegera mungkin. Dimensi waktu dan tempat menjadi tantangan tersendiri untuk menyediakan infrastruktur pembelajaran yang tepat guna, ditambah dimensi kedekatan yang tinggi dengan proses bisnis perusahaan. Namun bukan hal yang mudah untuk mengintegrasikan sistem pembelajaran, peserta, mentor dan relasi yang kompleks dengan hasil yang efektif dan waktu yang terbatas.

Salah satu inisiatif yang paling banyak dilakukan adalah melakukan otomatisasi beberapa proses end to end yang kritis (hulu ke hilir) yang menghabiskan waktu, administrasi berbasis kertas, lokasi tersebar dan waktu yang bersamaan. Tidak semua tingkat proses bisa diterapkan workflow dan akan menjadi hambatan sebuah proses yang kritis berdampak pada kinerja (waktu, biaya dan kualitas) tidak diterapkan sistem berbasis workflow.

cmmi
Sumber : Wikimedia Commons

Efektifitas suatu proses berbanding lurus dengan tingkat kematangan (Maturity Level) dari proses tersebut. Tingkat terendah disebut “INITIATE” yang bersifat reaktif, sulit diprediksi sehingga sulit dimonitor dan dikenalikan. Tingkat kedua adalah “MANAGED”, jika proses sudah dapat dikelola berdasarkan project tertentu. Tingkat ketiga disebut “DEFINED”, jika proses berbasis pencapaian output dan outcomes (dampak) organisasi. Tingkat keempat disebut “QUANTITATIVELY MANAGED”, jika dapat dimonitor, diukur dan dikendalikan. Tingkat kelima dan tertinggi disebut “OPTIMIZING”, jika proses sudah memiliki fokus untuk ditingkatkan secara berkelanjutan. Istilah yang digunakan banyak model bisa berbeda baik jumlah tingkatan maupun definisi, tapi secara umum sama pada aspek melakukan pembagian tingkat kematangan dari suatu proses atau kapabilitas objek yang diukur.

Penerapan sistem workflow akan mendorong peningkatan kematangan proses menuju level empat dan lima sebagai proses yang dapat dimonitor, diukur dan dikenalikan untuk pencapai kinerja mulai dari aktifitas hingga organisasi. Sebelum mampun mengukur kinerja proses perusahaan yang diintegrasikan dengan proses pembelajaran, CorpU harus mampu mengukur efektivitas proses pembelajaran internalnya terlebih dahulu. Proses pembelajaran yang bersifat end to end yang melibatkan banyak fungsi atau departemen dan berdampak langsung pada kinerja organisasi banyak memiliki area yang tidak termonitor dan terkendali (white space) yang disebabkan belum terdefinisikan atau belum memiliki pemilik proses dengan KSA yang memadai sehingga menimbulkan hambatan penyelesaian pekerjaan sesuai dengan waktu, biaya dan kualitas yang diteargetkan.

Dengan pemetaan proses pembelajaran yang baik dari tingkat 0 hingga tingkat 5 (organizational, end to end, function, sub functon, activities) dapat dievaluasi pada area proses dan tingkat yang mana kelemahan proses pembelajaran tersebut terjadi. Dari log perekaman kejadian proses (salah satu kelebihan workflow) akan dapat diketahui SDM pelaksana, informasi dan data, tools yang digunakan, kinerja proses, problem yang terjadi (KE-Capture), untuk dapat dicarikan solusi bersama secara tepat guna (SMEs peer assist, push-pull knowledge).

bam
Sumber : astimen.wordpress.com

Sejalan dengan pentingnya budaya berbasis kinerja dalam CorpU, maka salah satu kelebihan sistem workflow adalah kemampuan monitoring (Business Activity Monitoring-BAM) yang detail, luas dan dalam dari tingkat organisasi hingga aktifitas terhadap status yang terjadi saat ini untuk segera dapat diantisipasi dan perbaikan (Lead Leveraging activities) tanpa harus menunggu dampak negatif dan tidak tercapainya hasil kinerja (KPI-Laging). Jika aktivitas ini diintegrasikan dalam sistem secara otomatis (Business Process Automation-BPA) dapat dilakukan efisiensi waktu dan biaya melalui pemanfaatan teknologi komunikasi nirlaba (wirless mobile) disertai notifikasi dan alerting secara elektronik (sms-email).

wflow

Dalam sistem workflow kegiatan pembelajaran akan menjadi salah satu aktivitas dalam proses atau sub proses workflow. Setiap actor yang terlibat dalam workflow memiliki worklist yang terupdate secara realtime maupun berkala. Proses pembelajaran dapat memiliki lebih dari satu workflow yang setiap transaksinya menunjukan bottom level yang akan dimonitor dan diukur, misalnya kegiatan pembelajaran setiap peserta. Karena semua informasi terekam berbasis proses maka akan dengan mudah dibuat monitoring real time terhadapa KPI pencapaian setiap proses dalam banyak dimensi pengukuran (waktu, biaya, kualitas, dimensi pembelajaran) dan agregasi yang dalam dari organisasi, unit, peserta, jenis pembelajaran, aktivitas pembelajaran hingga isi hasil pembelajaran. Proses yang terdefinisikan dalam workflow akan lebih mudah untuk dimonitor, diukur, dan dikendalikan yang mempengaruhi efektivitas pengelolaan pembelajaran dalam CorpU.

Baca LMS Workflow–Does this exist ? by Houtman …
Baca Initiating eLearning via Workflow Management by Reckmann …
Baca Education Management and Business Process Automation by Ipasov …
Baca Saba Learning Management System Features …
Baca 12 Common Complaints about Learning Management Systems (LMS) Bickford …
Baca learn local about e-learning ScopeIt …
Baca Approaches to Learning Management System Integration WebEx pdf …
Baca Workflow Based Controlling …
Baca Google Book Workflow Based Controlling by Muehlen atau Download PDF
Baca white space and BPM – The invisible problem by Comerford …
Baca Removing the White Space by Marshal …
Baca Outside in process approach and eTOM in Customer Centric Enterprise …
Baca Capability Maturity Model Integration (CMMI) pdf …
Baca The Business Process Maturity Model Practical Approach by Fisher pdf …
Baca Towards BPM Maturity Model by Rosemann pdf …
Baca Software Process Maturity Model Study by Grottke pdf …
Baca Maximizing Business Performance with BAM pdf …
Baca Enabling The Enterprise BAM pdf …
Baca Business Activity Monitoring (BAM) The New Face of BPM pdf …
Baca CorpU kriteria Awards yang berkaitan dengan maturity proses dan outcomes …


Lihat Business Activity Monitoring (BAM) Youtube …

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s