Bagaimana Knowledge Engine membantu CorpU membangun Organisasi Pembelajar ?

Standard

Dalam Organisasi Pembelajar (Learning Organization) terjadi hubungan bernilai antara Kompetensi SDM, Sistem Internal dan Struktur Eksternal (Customer, Supplier, Partner, Stakeholder) untuk tumbuh meningkatkan kapasitas dan efektifitas organisasi melalui visi bersama, individu bertalenta tinggi, tim dan grup pembelajar, model berfikir yang mampu merespons kondisi eksternal yang dinamis secara sistemik, termonitor, terukur dan terkelola secara tepat guna.

lo
Sumber : Nilamalin Learning Organization

Kenyataanya tidak mudah bagi CorpU memerankan fungsi enabler dalam aktifitas pembelajaran yang tidak terpisahkan dengan kegiatan proses bisnis pencapaian kinerja perusahaan. Oleh karena itu pengelolaan pengetahuan (KM) hasil transformasi aset pengetahuan dari berbagai sumber berupa teori dan pendekatan menjadi solusi pemecahan masalah dan inovasi dalam proses bekerja yang tepat guna menempati peran baru berupa engine yang secara terus menerus menghasilkan parktek terbaik sebagai gizi ketahanan organisas untuk bertahan, tumbuh dan berkesinambungan.

Knowledge engine menurut Baird and Henderson (2001) adalah sebuah metafora sebuah mesin untuk pemanfaatan aset pengetahuan dalam meningkatkan kinerja yang menghubungkan kemampuan strategi dan kemampuan produksi. Strategi harus memandu eksekusi dan menyiapkan kondisi pembelajaran. Eksekusi harus memproduksi hasil dan menangkap pembelajaran yang menginformasikan strategi.

kengine

Kegiatan di area strategi adalah : fokus, strategy dan reflect. Kegiatan di area produksi adalah acquire, structure dan target. Area strategi dan produksi dihubungkan oleh penyelarasan dinamis yang membuat perputaran di kedua area tersebut dapat berjalan lebih cepat, meningkatkan kemampuan dan perbaikan fokus dan orientasi perusahaan.

Dimensi akses hasil kombinasi waktu dan tempat yang menghasilkan empat kuadran, membutuhkan optimasi pada kegiatan pada waktu yang berbeda tanpa mengurangi efektifitas kegiatan pada waktu yang sama (face to face, dinstance learning). Kegiatan capturing, structuring dan targeting berupa After Action Review (AAR) dan Peer Asist oleh para pakar (Subject Matter Expert – SMEs) melalui media komunikasi sistem informasi hingga push knowledge (“Knowledge On The Go”) berbasis personalisasi content yang terkait langsung dengan kegiatan bekerja merupakan salah satu pendekatan yang kritis untuk dapat dilakukan. Apalagi SDM yang terlibat berada pada tempat tersebar batas wilayah kerjanya seperti perusahaan berbasis interaksi global via perangkat mobile dan internet.

Aktivitas Pertama, FOCUS
Untuk dapat menyediakan produk dan layanan berkualitas untuk mendukung keberhasilan pelanggan kita yang berdampak pada nilai tambah perusahaan sebagai penyedia membutuhkan pengetahuan bagaimana cara terbaik melakukannya (khow-how). Kebutuhan dan keinginan pelanggan selalu lebih tinggi dari kinerja pelayanan yang dapat diberikan dan secara dinamis berubah. Oleh kerena itu fokus menjadi aktifitas penting untuk memiliki knowledge yang benar benar dibutuhkan, tersedia pada saat dibutuhkan mengambil keputusan untuk eksekusi, merubah kemampuan dan motivasi SDM serta menghasilkan layanan terbaik.

Langkah fokus dalam konteks knowledge engine adalah : fokus pada kamampuan bisnis inti, mengidentifikasi gap knowledge yang dimiliki dengan tingkat yang seharusnya, menentukan KPI yang dapat dijadikan penggerak perubahan dan menentukan kejelasan pemilik proses dan knowledge dalam mencapai kinerja terbaik.

Aktivitas kedua, ACQUIRE
Perusahaan yang telah menentukan fokus maka membutuhkan knowledge (know how-know why) untuk dapat memandu keberhasilan eksekusi proses bisnisnya secara berkesinambungan. Knowledge itu tidak dapat di copy paste dari pengalaman orang lain seutuhnya. Karena setiap perusahaan memiliki diferensiasi yang bernilai dengan kompetitornya untuk memenangkan bisnis. Pengetahuan dari luar harusi dikombinasikan dengan pengalaman perusahaan itu sendiri, sehingga dapat dilakukan pembelajaran yang nyata (kenapa berhasil dan kenapa gagal) yang memberikan dampak perubahan prilaku bagaimana mencapai kinerja yang selalu lebih baik.

Aktivitas Acquire adalah semua kegiatan yang bernilai memaximalkan pembelajaran lokal perusahaan dalam dimensi waktu : sebelum, selama dan sesudah eksekusi pekerjaan. Pemilik proses adalah pembelajar terbaik di implementasi prosesnya. Yang paling mampu menangkap dimensi penting yang dapat dipelajari sebelum dan ketika proses pekerjaan terjadi sesegera mungkin. Knowledge tersebut akan sangat ampuh digunakan untuk mengambil keputusan di kemudian hari. Karena kebanyakan kita tidak mampu menangkap detail peristiwa jika terjadi dimasa yang lalu.

Salah satu implementasi aktivitas Acquire adalah AAR (After Action Review) untuk melakukan pembelajaran cepat tentang sesuatu hal penting setelah selesai eksekusi pekerjaan untuk dapat diterapkan kembali pembelajaran yang telah dihasilkan. Bentuknya adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab meliputi apa tujuan pekerjaan?, apa yang telah terjadi?, berdasarkan pengalaman tersebut apa yang dapat dipelajari?, apa yang seharusnya kita lakukan sekarang?, dan kepada siapa saja hasil pembelajaran ini dapat disampaikan?.

Kegiatan Acquire juga dapat dilakukan melalui Learner Observer diluar esksekutor pekerjaan. Pengamat pembelajaran diharapkan memiliki perspektif yang berbeda dan objektif terhadap objek pembelajaran selalin yang didapat dari kegiatan AAR. Selain itu dapat juga dilakukan dengan Peer Assist bersama SDM unit lain atau yang pakar di bidangnya (Subject Matter Expert) yang berbeda untuk dapat berbagi pengetahuan dan pengalaman dan meningkatkan validitas hasil pembelajaran.

Aktivitas ketiga, STRUCTURE
Semua hasil pembelajaran yang telah dihasilkan yang mengkombinasikan semua aset pengetahuan memiliki nilai yang kecil hingga knowledge tersebut digunakan oleh banyak orang. Semua object knowledge tersebut membutuhkan konsolidasi, validasi dan pengorganisasian sehingga menarik orang untuk dapat diakses dan digunakan kembali sebanyak mungkin. Intinya kita harus dapat menjawab dua pertanyaan : Kenapa mereka datang? dan Bagaimana mereka akan mengaksesnya?

Aktivitas structure dapat dilakukan melalui sebuah unit lintas fungsi (focal unit) yang bertanggung jawab untuk menjaga inisisatif knowledge yang dibutuhkan perusahaan sehingga orang mengaksesnya karena mempercayai kualitas keahlian orang dalam unit tersebut (SMEs). Metode lain adalah memanfaatkan komunitas (COPs) yang terdiri dari orang-orang yang memiliki tujuan yang sama untuk berbagi solusi permasalahan dan orang akan memanfaatkan pengetahuan itu karena keterlibatan yang bermanfaat dan menyenangkan.

Kedua aktivitas tersebut membutuhkan bingkai yang disesuaikan dengan domain dan context setiap orang dalam perusahaan. Karena setiap SDM memiliki domain (posisi, ruang lingkup dan tanggun jawab) dan context (knowledge yang berelasi dengan model berfikir sesuai dengan kontribusinya). Strukturisasi pengetahuan dapat dilakukan dengan frame aktif berbasis pemetaan proses yang telah diketahui urutan kejadiannya agar memudahkan orang untuk memanfaatkannya. Cara lain adalah dengan engine pencarian untuk objek pengetahuan yang lebih mudah dimanfaatkan tanpa peta proses. Strukturisasi yang paling efektif adalah yang paling dekat dengan proses yang dilakukan dalam bekerja dan kinerja yang harus dicapai bersama.

Aktivitas keempat, TARGET
Permasalahan yang paling sering dihadapi perusahaan adalah pemanfaatan knowledge yang telah dibuat tidak sebanding dengan pembuatannya sehingga sulit untuk mendongkrak perbaikan kinerja. Hanya orang yang memahami kebutuhan pengetahuannya yang mungkin akan mendatangi, mencari dan menggunakan (pull strategy) aset pengetahuan yang telah dengan susah payah dibuat dengan biaya yang tidak sedikit. Cara lain yang jarang dilakukan adalah melalui push strategy. Mengirimkan objek pengetahuan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja sesuai dengan domain, context, waktu dan relevansi kebutuhan user. Dibutuhkan titik yang paling optimal untuk mengkombinasikan push dan pull knowledge karena keduanya memiliki kelebihan pada situasi dan context yang tepat guna.

Metode ini akan sangat berguna untuk putaran pekerjaan yang padat dan wilayah area kerja yang tersebar sehingga menimbulkan gap jarak, waktu, tempat dan cara akses objek pengetahuan. Tantangannya adalah memanfaatkan profile (customisasi content user) dan segmentasi (microsegmenting) user baik internal maupun eksternal untuk dapat saling bertukar pengetahuan dan menambah kekayaan aset pengetahuan perusahaan untuk dapat digunakan secara tepat guna.

Aktivitas kelima dan keenam, REFLECT dan STRATEGY
Pembelajaran yang terjadi yang dapat mempengaruhi kinerja berdasarkan fokus strategi yang telah ditetapkan merupakan feedback yang efektif untuk dapat dilakukan pembelajaran yang lebih tinggi hingga tingkat organisasi (double loop learning). Siklus ekonomi yang bergerak cepat diluar perusahaan membutuhkan respon yang sesuai melalui hasil pembelajaran yang telah diperoleh dari tingkat bawah yang berelasi dengan pencapaian organisasi ditingkat yang lebih tinggi (Aggregate Learning).

Mengamati korelasi objek tersebut dengan mengevaluasi yang telah terjadi untuk dapat bergerak cepat menyiapkan strategi yang akan dilakukan dalam periode periode waktu sesuai merupakan kegitan refleksi yang kritis untuk dilakukan. Seperti berada dalam sebuah balcon pertunjukan yang dapat mengamati kenapa ini bisa terjadi dan kenapa hal ini tidak dapat terjadi serta bagaiamana melakukan eksekusi untuk mempengaruhi hal penting yang seharusnya terjadi. Manajemen perubahan baik secara cepat (quantum) atau bertahap (incremental) merupakan pilihan pilihan yang mengkombinasikan perubahan dari dalam (inside out) atau kebutuhan dan kepuasan pelanggan (outside in) yang akan efektif jika siklus pembelajaran berjalan dengan efektif juga.

Knowledge Engine bukanlah teknologi atau semisal pengelolaan pengetahuan biasa berbasis transaksi elektronik. Saat ini perusahaan memasuki economy berbasis knowledge yang membutuhkan kecepatan yang tinggi dalam interaksi dengan pelanggan dan semua dimensi yang terjadi yang membutuhkan pembelajaran untuk diterapkan kembali dalam proses kerja dan peningkatan kinerja. Apa yang telah dipelajari oleh sebuah unit dapat segera diterapan di unit lain sedapat mungkin. Wisdom apa yang telah ditemukan hari ini menjadi pijakan kuat untuk eksekusi dimasa yang akan datang. Sejalan dengan implementasi CorpU yang harus menyiapkan SDM bertalenta tinggi untuk selalu mampu menyesuaikan diri dengan dinamika kebijakan strategis dan operatif perusahaan yang bergerak cepat, untuk itu pula knowledge Engine menjadi salah satu inisiatif strategis yang banyak diterapkan perusahaan global.

Baca Knowledge Engine Baird and Henderson Google Book …
Baca Activities of a Learning Organization …
Baca The learning organization: principles, theory and practice …
Baca Building the Learning Organization: Achieving Strategic Advantage Marquardt …
Baca Menumbuhkembangkan Peran Knowledge Engine Menuju CorpU Bag-1 dan Bag-2
Baca Building a Corporate University pdf …
Baca eTOM and Corporate University as Valuable Knowledge Engine …
Baca The Strategy Focus Organization Summary Kaplan Norton pdf …
Baca Building Strategy Focus Organization and Slide Presentation pdf
Baca eTOM and Organizational Capability for Performance Improvement …
Baca Aligning the Org with the Market: Focusing on ‘The Customer’s Total Experience’ …
Baca Building A Knowledge Driver Organizaton Buckman pdf …
Baca After Action Review (AAR) from Sharing Knowledge and AAR K-Sharing Knoco
Baca Implementing COPs anda AAR pdf …
Baca NASA Peer Assist: Learning Before Doing Greenes …
Baca BP’s peer assist process Inside Knowledge …
Baca Peer Assist from Knowledge Sharing …
Baca Push Pull KMS – Knowledge Management Systems slide share EPPIC Inc …
Baca The push/pull gap in Knowledge Transfer Knoco Stories …
Baca A Framework on Compound Knowledge Push System Oriented to Org Employees pdf …
Baca Knowledge Management (KM) Push and Pull Technologies pdf …
Baca Push vs Pull Knowledge by Kumar …
Baca Employee Microsegmentation: Driving Behavior Change …
Baca A Review of the Chief Knowledge Officer Position …
Baca Framework of Chief Knowledge Officer (CKO) Effectiveness …
Baca Corporate Universities: A Powerful Model for Learning …
Baca 10 Constructs for knowledge management and Learning Cycle …
Baca 14 Organizing for strategic knowledge creation …

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s